Vous avez une montagne de documents papier encombrants et mal organisés ? Externaliser la saisie de vos données est la meilleure solution qui s’offre à vous ! Les prestataires de saisie vont se charger de tous les numériser, ce qui représente un bon nombre d’avantages. D’ailleurs, c’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises optent pour cette solution de nos jours.
Qu’est-ce que la saisie de données ?
La saisie de données ou saisie informatique consiste à numériser les données le plus souvent d’un document papier, pour ensuite les stocker dans un même endroit (Cloud par exemple). Elle peut s’appliquer à tous les types de documents, y compris ceux qui sont plus ou moins complexes (documents comptables, juridiques, commerciaux, etc.). La numérisation permet notamment le tri, la mise en forme, l’extraction et la diffusion de ces derniers.
Pourquoi externaliser la saisie des données de son entreprise ?
L’externalisation de la saisie et du traitement de données présente de nombreux avantages. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devez penser à opter pour cette solution :
Pour obtenir des prestations de qualité
La saisie de données informatique demande une certaine compétence. Pour réaliser cette tâche, il faut en effet maîtriser divers matériels professionnels (ordinateur, imprimante, logiciels…). De plus, différents types de documents sont assez complexes. Pour éviter les erreurs et obtenir un travail impeccable, il faut alors une personne qualifiée.
Les prestataires de saisie de données, avant d’exercer ce métier, ont été formés. En externalisant, vous pouvez donc être sûr de confier le traitement de vos données à des experts en la matière. Ils sont capables de traiter n’importe quel type de documents en respectant toutes vos consignes et vous assurent une livraison dans les temps impartis.
Pour gagner du temps
Le temps c’est précieux ! Surtout, dans un monde où la concurrence ne cesse de s’accroître jour après jour. Il n’est donc plus question d’en perdre pour quoi que ce soit, surtout pour des tâches chronophages qui peuvent être externalisées comme la saisie et le traitement de données. En effet, une entreprise perd énormément de temps et affecte son personnel en effectuant cette tâche en interne. Ce qui peut considérablement diminuer sa rentabilité économique.
En la confiant à un service spécialisé dans ce domaine, vous libérerez vos employés d’une tâche fastidieuse qui demande beaucoup de temps. Ils pourront ainsi mieux se concentrer sur leur réelle mission au sein de votre entreprise. Et vous pourrez les confier parallèlement des tâches plus importantes.
Pour économiser de l’argent
Pour réaliser la saisie et le traitement de données en interne, il vous faudra investir dans du matériel informatique. Sans compter que vous devrez engager un bon nombre de personnels si vous avez un gros volume de document à saisir. Ce qui va sans nul doute peser sur votre budget.
En faisant appel à un service de saisie de données, vous n’aurez qu’à attendre que vos documents soient numérisés et votre portemonnaie sera épargné. En effet, les prestataires de saisie ont déjà tout le matériel nécessaire à leur disposition. Et votre facture sera en fonction du volume de documents à saisir. Ce qui est plus avantageux que de payer un salaire mensuel à un personnel dédié en interne.
Pour optimiser l’organisation, l’accessibilité et la sécurité des données
Se tourner vers un service de saisie et de traitement de données c’est également la meilleure solution pour garder vos données en question en toute sécurité. Les documents papier sont périssables et peuvent être détruits à la suite d’une inondation, d’un incendie, ou d’un sabotage entre autres.
En revanche, les documents numérisés sont bien stockés dans un endroit totalement sûr où vous ne risquerez plus de les perdre. Vous pourrez les consulter à tout moment sur internet à partir de tous vos appareils. De plus, ils seront bien triés et classés. Vous n’aurez plus à passer des heures à chercher les informations dont vous avez besoin. Tout ce que vous aurez à faire c’est de réaliser une recherche.