Un service de télésecrétariat réalise pour ainsi dire les mêmes travaux qu’un secrétariat standard. Toutefois, il se démarque du fait qu’il est réalisé à distance et qu’il emploie des outils de télécommunication pour traiter les différentes tâches. Faire appel à ce type de prestation peut apporter une pléthore d’avantages à une entreprise. D’ailleurs, dans cet article, vous aurez l’occasion de les découvrir et ils pourraient vous intéresser de sorte à adopter cette solution pour votre entreprise.
L’amélioration de l’image de votre entreprise
Le premier avantage que peut apporter un service de télésecrétariat pour votre entreprise réside dans l’amélioration de votre image de marque. En effet, la première impression, peu importe le canal de communication utilisée, est prépondérante. Ainsi, qu’un prospect ou un client vous contacte par appel, par email, etc., ce dernier doit immédiatement être pris en charge de manière professionnelle et proactive.
De ce fait, confier cette tâche à des professionnels qui ont été formés dans le but d’apporter la meilleure satisfaction possible est primordial. Une fois ce contact de qualité réalisé, vous pouvez être certain que cela marquera positivement la vision qu’ont vos clients et prospects de votre entreprise.
Des gains en termes de flexibilité et de performance
La seconde raison qui fait qu’un service de télésecrétariat devrait être la méthode à adopter au sein de votre entreprise, ce sont les gains en matière de flexibilité et de performance qu’il apporte. Dans les faits, pouvoir déléguer certaines tâches vous offrira la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Par exemple, vous pouvez vous dérober des obligations liées à l’administration ou à la prise en charge des appels téléphoniques. Hormis vos fonctions, vous n’avez sans doute pas été formé pour gérer ce type d’interventions et vous n’avez pas le temps de vous concentrer dessus. C’est en cela que le télésecrétariat est un véritable atout.
Le profit de prestations personnalisées et évolutives
À l’inverse du secrétariat standard, un service de télésecrétariat se distingue par ses prestations personnalisées et évolutives. En effet, selon votre secteur d’activité, vos besoins et vos exigences, ils sont tout à fait capables de proposer des offres sur mesure.
D’un autre côté, les prestataires qui proposent ce type de solutions ont des prestations évolutives. Pourquoi ? Puisqu’ils savent qu’à l’ère du digital, tout évolue à une vitesse considérable et que les besoins sont sujets à des changements constants.
Dans une offre standard par exemple, vous pourrez trouver des options pour les compléter. Hormis la gestion administrative et les astreintes téléphoniques, ils peuvent prendre en charge la gestion de votre tchat sur votre site internet, de vos SMS, etc. Ou bien, gérer votre service après-vente ou encore le service technique de votre entreprise. En somme, vous pouvez déléguer la gestion d’une grande partie de votre service client auprès d’une agence et cela de manière multicanal.
Des économies considérables
Si vous optez pour un service de secrétariat traditionnel, sachez que cela engage des coûts considérables. En effet, vous devez dans un premier temps, accroître votre masse salariale puis adapter la structuration de vos espaces bureautiques pour accueillir ce service.
Par ailleurs, vous aurez besoin des ressources matérielles nécessaires relatives au traitement des tâches qui incombent à ce poste. Entre autres, il s’agit de l’acquisition d’un ordinateur, d’un abonnement téléphonique et Internet, etc.
À ne pas oublier, il y a également des charges administratives et législatives en référence avec l’exercice de ce type d’activité au sein d’une structure. Ces dernières peuvent se révéler être relativement coûteuses et elles nécessitent donc des investissements importants.
Grâce à un service de télésecrétariat, vous pourrez vous passer de ces différentes charges et obligations. Effectivement, votre prestataire aura en sa possession l’infrastructure adaptée, les matériels nécessaires et la main d’œuvre qui se chargera des différents traitements.