Vous êtes à la tête d’une entreprise ou d’une organisation ? Sachez que le 21e siècle est l’âge d’or du numérique. Aussi, pour continuer votre activité dans cette ère numérique, vous devez procéder à une numérisation ou dématérialisation des documents d’entreprise. Mais passer du support papier au format électronique n’est pas chose aisée. Pour vous aider à réussir votre transition numérique, découvrez les étapes pour réussir une dématérialisation.
Pourquoi procéder à une dématérialisation ?
Avant de procéder à la digitalisation ou dématérialisation de vos documents, comprenez d’abord pourquoi c’est indispensable. Pour faire simple, la dématérialisation est à la fois une nécessité et un atout pour les entreprises, les administrations et les collectivités territoriales.
C’est une nécessité dans la mesure où les documents dématérialisés sont devenus monnaie courante dans le milieu professionnel, notamment les services publics. D’ailleurs, un fichier numérique possède la même valeur légale qu’un document papier. Il peut s’agir de factures, des bons de commande, des documents comptables, des bulletins de paie, des contrats, des notes de frais, etc.
Concernant les atouts, la dématérialisation permet de faciliter les échanges de documents entre les collaborateurs au sein du bureau et entre plusieurs sites. Cette transformation numérique permet aussi d’optimiser la durée de conservation des documents ainsi que le stockage et l’archivage des documents. L’automatisation générée offre le gain de temps, la productivité et la réduction des coûts.
Quelles sont les étapes pour un projet de dématérialisation ?
Pour réussir votre transformation digitale, vous devez prendre en compte les éléments suivants dans le processus de dématérialisation.
Analyser la situation actuelle de votre structure
Pour bien entamer votre projet de dématérialisation ou numérisation des documents, faites d’abord un état des lieux de la situation existante. C’est en sachant comment est votre Workflow documentaire en format papier que vous pouvez en assurer l’optimisation sous format numérique. Selon le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, la situation est différée et exige une solution de dématérialisation sur mesure. En pratique, vous devez analyser le flux documentaire en vous attardant sur le volume, le coût et le temps de traitement des documents. Ainsi, vous pouvez comprendre les dysfonctionnements du processus métier et les résoudre une fois en documents numériques.
Définir votre projet de dématérialisation
Une fois que vous connaissez votre situation documentaire, il faut maintenant définir les objectifs de la dématérialisation. Il convient de rappeler que l’informatisation ne s’applique pas à l’intégrité ou à l’ensemble des documents de l’entreprise. C’est à vous de choisir les documents papier et les services concernés par la dématérialisation. Bien sûr, une dématérialisation complète est possible, mais n’est pas forcément nécessaire. Tout dépend de votre secteur d’activité et de vos besoins. Dans tous les cas, optez pour une solution opérationnelle qui ne cause pas l’arrêt de votre activité durant le processus de dématérialisation.
Faire un inventaire des ressources à disposition
Après avoir défini vos objectifs, il faut ensuite s’intéresser aux ressources nécessaires pour les atteindre. Par ressource, il est question des effectifs, des matériels et du budget. Mais attention, même en ayant ses ressources, il faut garder en tête que les procédures de dématérialisation requièrent des compétences spécifiques pour appréhender les aspects techniques comme le cycle de vie du document. Aussi, les ressources techniques sont également à prendre en compte. Si vous ne disposez pas de collaborateur qualifié dans la gestion électronique des documents (GED), optez pour une infogérance ou gestion déléguée de votre projet.
Informer et former les équipes dans la dématérialisation
Documents papier ou documents électroniques, ce sont les collaborateurs qui vont s’en servir. De ce fait, il est tout à fait logique d’informer les membres de l’entreprise sur le fait de dématérialiser les documents d’entreprise. En plus d’informer, vous devez aussi les former dans cette transition numérique. Puisque les échanges et la diffusion de documents sont faits par et pour eux, vos collaborateurs doivent participer au projet. Ils doivent se familiariser avec les nouveaux processus métiers et les outils de gestion documentaire. De cette manière, la reprise de l’activité sera rapide, car les collaborateurs connaissent les mécanismes et savent manipuler les fichiers électroniques.
Mettre en place une logistique pour l’archivage électronique
Pour faciliter la recherche d’un document numérique spécifique, vous devez mettre en place un plan de classement. L’idée est d’attribuer à tous les fichiers numériques une spécification selon la nature du document électronique. Cette action permet la hiérarchisation des documents dématérialisés en fonction du service et de la fréquence de consultation. Vous devez donc fournir à tous les documents numériques une indexation par l’ajout des métadonnées. Cet essentiel pour permettre aux outils de gestion des documents de sélectionner rapidement un fichier électronique dans sa base de données. Tout ceci est à faire avant de réaliser la capture des documents imprimés.
Réaliser la dématérialisation de vos documents d’entreprise
Lorsque toutes les démarches de la dématérialisation sont accomplies, il est temps de numériser vos documents. Pour ce faire, il y a trois étapes à suivre, à commencer par la capture des documents. Cette étape consiste à récupérer les informations utiles depuis différentes sources comme les documents papier, mais aussi les courriers, les e-mails, les fax, etc. Ensuite, la seconde étape consiste à remplacer la gestion de documents papier par des processus métiers numériques qui permettent des flux documentaires simplifiés. En dernier, il faut archiver les documents numériques dans un coffre fort numérique avec un accès contrôlé pour garantir la sécurisation des documents.
Pourquoi faire appel à des experts en dématérialisation ?
En théorie, la dématérialisation est un processus que toutes les entreprises privées peuvent réaliser par leurs propres moyens. Toutefois, selon l’ampleur du projet, repenser son organisation peut prendre du temps. Or, ce temps peut considérablement impacter sur la productivité de l’entreprise. Pour gagner du temps, optez pour une gestion déléguée ou infogérance de votre projet de dématérialisation. C’est idéal pour disposer d’une solution opérationnelle rapide et efficace. L’expertise d’un professionnel offre des atouts sur différents aspects du projet (fonctionnel, technologique et même juridique). Ainsi, se faire accompagner par des experts est recommandé pour réaliser une dématérialisation suivant les normes NF.