Dans le monde trépidant d’aujourd’hui, le besoin d’un apprentissage de petite taille a considérablement augmenté. Pour cette raison, la valeur attachée aux séminaires et autres forums initiés par les entreprises a également augmenté. Lorsqu’ils sont confrontés à un choix entre parcourir des centaines de pages de documents de recherche ou écouter des experts discuter de sujets d’intérêt dans un cadre confortable et pratique, ce dernier sera très probablement préféré. Cela démontre la sagesse qui sous-tend l’organisation de séminaires réguliers en tant que moyen rentable pour les entreprises d’atteindre leurs clients cibles et leurs partenaires de l’industrie. Pour vous aider à organiser un séminaire professionnel, voici quelques conseils.
Définir un budget
Le budget pour un séminaire Bonifacio réussi doit être défini selon plusieurs critères (objectif, cible, format) et pas seulement selon des contraintes internes. Par exemple, il vaut mieux négocier avec l’hôtel des avantages liés au confort de la chambre que des réductions de prix. Un choix judicieux de la date permettra au maximum d’invités d’y assister.
Le site doit être choisi en fonction de sa capacité d’hébergement, de sa facilité d’accès, de la présence d’un interlocuteur privilégié sur place… Les brochures sur papier glacé ne suffisent pas. Une visite sur site est indispensable pour éviter les mauvaises surprises et imaginer plus facilement l’événement et l’organiser en fonction du cadre. Une fois le site choisi, un devis doit être demandé et il est également conseillé de placer une option pour garantir la réservation.
Fixer un calendrier pour le « séminaire professionnel »
La commodité de votre public détermine principalement la durée du séminaire Bonifacio. Le mode de vie et les horaires de travail de vos participants dictent beaucoup le lieu ainsi que la durée de votre séminaire. Évitez strictement les périodes où votre public cible est en vacances ou en fête nationale. Si possible, vous pouvez consulter votre public sur la date du séminaire ou organiser un sondage pour obtenir l’horaire le plus approprié pour votre séminaire.
Une fois que vous avez réglé les détails mentionnés ci-dessus, invitez des conférenciers de qualité à votre événement. Choisissez quelques-uns des meilleurs orateurs liés au thème. Le choix d’intervenants certifiés ajoutera de la crédibilité à votre séminaire. Votre public appréciera la variété car il peut apprendre beaucoup des experts. Cela pourra également ajouter de l’ambiance durant le séminaire que vous organisez.
Identifier les objectifs
Que voulez-vous que les participants ou l’entreprise gagnent après l’événement ? Souhaitez-vous que les employés se familiarisent avec les nouvelles pratiques de l’industrie pour qu’ils les appliquent à leur travail ? Vous souhaitez vendre un produit et générer des bénéfices ? Vos objectifs détermineront qui vous devez inviter en tant qu’invités ou conférenciers, le sujet qui sera discuté et les activités que vous animerez tout au long du séminaire ou de la conférence. Vous avez besoin d’objectifs clairs et concis que vous devrez partager à l’avance avec tous les participants.
Vous n’avez plus à attendre le jour de l’événement pour déterminer qui et combien seront présents. Vous pouvez créer un portail numérique où les invités peuvent réserver. Cela vous permettra de préparer exactement la quantité de nourriture nécessaire pour être préparée et servie. En outre, votre portail numérique peut également être un guichet unique qui fournira toutes les informations dont les participants ont besoin, y compris l’emplacement du lieu, comment s’y rendre et, s’ils viennent par avion, l’hébergement à proximité.
Votre travail ne s’arrête pas pendant et après l’événement. Vous devrez surveiller si tout se passe comme prévu et résoudre tout problème qui surviendrait soudainement. Vous pouvez également avoir besoin de contacter et de suivre les participants quelques jours après le séminaire ou la conférence au cas où ils auraient des questions ou des préoccupations, souhaiteraient effectuer un achat ou simplement les remercier de leur présence et de leur soutien.