Les tâches qui devront être accomplies au sein d’une entreprise sont innombrables. Chacune d’elles devra être réalisée avec minutie afin de garantir la croissance de la société. Opter pour une permanence téléphonique c’est se donner d’intéressantes chances de disposer d’un accueil téléphonique de qualité. Sa mise en place se fera par étape. Il en existe notamment un bon nombre, dont les 3 suivantes qui sont des étapes-clés pour réussir la permanence téléphonique.
Déterminer la fonction principale de la permanence téléphonique
La permanence téléphonique est un service qui a toute son importance dans une entreprise. Elle prend notamment en charge tout ce qui touche à la gestion des appels téléphoniques dans la société. Il s’agira généralement de la gestion des appels entrants. Dans le processus d’installation d’une telle plate-forme au sein de la structure commencera par une identification de sa fonction principale. Cette étape est cruciale pour comprendre ce qu’il faudrait attendre d’une permanence téléphonique. Cette dernière est constituée d’une équipe de personnes qualifiées dans :
- la qualification d’appel,
- le renseignement des appelants,
- le transfert d’appel vers le collaborateur,
- le traitement des appels selon la procédure d’escalade managériale,
- la gestion des agendas et des messages.
D’autres tâches peuvent être accomplies par les membres du personnel rattaché au service d’accueil téléphonique. Que ce soit en France ou encore à l’étranger, ce sont en tout cas les missions qui composent la fonction principale de la permanence téléphonique. Les entreprises peuvent en effet opter pour une externalisation de leur accueil téléphonique.
Sélectionner une Permanence téléphonique à MADAGASCAR présente certains avantages comme le rapport qualité-prix intéressant proposé par les prestataires. La maîtrise de la langue française reste également un atout considérable de l’équipe de la plupart de ces établissements spécialisés en accueil téléphonique externalisé.
Fixer les objectifs à atteindre en termes d’accueil téléphonique
Avoir comme projet la mise en place d’une permanence téléphonique dans sa société n’est pas une décision qui se prend au hasard. Se fixer des objectifs est important avant de se lancer dans la concrétisation du projet en question. Cela constitue une étape primordiale dans le but de réussir sa permanence téléphonique. Avant de déterminer avec exactitude les résultats escomptés, il est recommandé aux entreprises de réaliser un diagnostic de ses besoins.
Il sera notamment question d’effectuer un inventaire des réalités vécues par la société. Dans le cadre de l’installation d’une permanence téléphonique, il s’agira donc de savoir en premier lieu, le volume d’appels qui circule à travers les lignes téléphoniques de l’entreprise. La réponse qui sera obtenue aidera à déterminer avec précision si une plate-forme de gestion des appels est nécessaire. Ensuite, en fonction de ce volume, il sera établi une liste des actions qui devront être faites. La détermination des objectifs de la permanence téléphonique sera aisément réalisée grâce à tous ces éléments.
Se mettre au courant des bonnes pratiques du secteur
Que l’entreprise fasse le choix de mettre en place une permanence téléphonique en interne ou qu’elle préfère l’externalisation du service, il est important qu’elle suive de près les bonnes pratiques du secteur. En effet, pour qu’un suivi correct des opérations, mais aussi de l’évolution du travail d’accueil puisse être effectué, les responsables de la société auront tout intérêt à en connaître assez sur le sujet.
Pour cela, il est possible pour ces responsables d’accomplir une veille en ce qui concerne l’univers du service client et donc de celui de l’accueil téléphonique. Dans le cadre de cette veille, s’informer sur les nouvelles tendances du secteur, mais aussi se former sur les dernières stratégies efficaces sont les principales actions à réaliser. Engager des formateurs qualifiés s’avère parfois nécessaire pour mener à bien cette procédure de formation de l’équipe de permanence téléphonique.